AZUBIYO Blog: Online-Magazin für Bewerbung & BerufswahlBewerbungstippsIch packe eine E-Mail und das muss mit… Anhänge in der Bewerbungsmail

Ich packe eine E-Mail und das muss mit… Anhänge in der Bewerbungsmail

Lupe

Schau auf die Dokumenteigenschaften!

Sendest du deine Bewerbungsunterlagen per E-Mail an ein Unternehmen, ist es wichtig, dass du dir deine Unterlagen vorher noch einmal ganz genau anschaust. Du solltest deiner Online-Bewerbung genauso viel Aufmerksamkeit zukommen lassen, wie einer Bewerbung, die du per Post auf die Reise schickst – manchmal sogar noch etwas mehr.

Deine Bewerbungsunterlagen solltest du stets als PDF-Datei an deine Online-Bewerbung anhängen. Deine Unterlagen empfängt der Adressat dann so, wie sie von dir geschrieben wurden – also keine verrutschten Seitenränder, andere Schriftarten und verschobenen Zeilen- oder Seitenumbrüche mehr. Eine als PDF angehängte Bewerbungsmappe erspart dem Empfänger viel Zeit und Mühe.

Doch wie so oft lauert auch hier noch ein kleines Fettnäpfchen, in welches du keinesfalls tappen solltest: Bevor du deine Dateien als PDF konvertierst (umwandelst), solltest du einen Blick auf die Dokumenteigenschaften werfen. Hier findest du Angaben zum Titel und Verfasser. Überprüfe, ob diese korrekt sind und ergänze die Angaben gegebenenfalls. Bereits erstellte PDFs können dahingehend nicht mehr bearbeitet werden. Daher sollten vor dem Erstellen des PDF-Dokuments folgende Schritte beachtet werden:

1. Schritt: Eigenschaften im Ursprungsdokument, z.B. Word richtig einstellen

MS Word und MS PowerPoint (2010)

Datei → Informationen → Eigenschaften → Dokumentbereich anzeigen
Über dem Dokument erscheinen die Dokumenteigenschaften. In das Feld „Titel“ kannst du nun den passenden Namen für die Datei eingeben. Im Feld „Autor“ trägst du deinen Namen ein. Danach kannst du die Datei durch „Speichern unter“ in ein PDF umwandeln.

MS Word und MS PowerPoint (2007)

In der 2007 Version findest du die Eingabemöglichkeit unter:
Office-Button → Vorbereiten → Eigenschaften

Die Dokumenteigenschaften erscheinen über dem Dokument genauso wie im Office 2010.

Beispiel: In unserem Beispiel hat Franziska Klein alle Dokumenteigenschaften so geändert, dass ihr Name überall drin steht. Wenn der Personaler die Dokumente anklickt, sieht er tatsächlich nur das, was du auch wirklich möchtest.

Dokumenteigenschaften im Dokument einstellen

2. Schritt: Dokument in PDF umwandeln und die Dokumenteigenschaften überprüfen

Du hast die Dokumenteigenschaften nun überprüft, kannst mit deiner Word-Version aber kein PDF erstellen?
Dafür gibt es kostenlose PDF-Konverter, die über die Druckfunktion PDFs erstellen und diese und andere Dokumente – wie zum Beispiel gescannte Zeugnisse und Bescheinigungen – miteinander verbinden.
Unser Tipp: Versende deine Bewerbungsunterlagen immer als PDF-Dokument und überprüfe die Dokumenteigenschaften sorgfältig. Das PDF überprüfst du, indem du mit der Maus auf das Dokument klickst, dann Rechtsklick und den letzten Punkt „Dokumenteigenschaften“ anklicken.

Dokumenteigenschaften im Lebenslauf

3. Schritt: Benennung und Versand

Achte beim Benennen deiner Anhänge auf eine individuelle Namensgebung. Im besten Fall wählst du den Namen so, dass jeder direkt erkennen kann, von wem die Datei ist und was sie enthält. Deinen Anhang könntest du wie folgt benennen:

Bewerbungsmappe → Vorname.Nachname_Bewerbungsmappe.pdf

In die E-Mail kannst du nach der Ansprache eine Kurzform deines Anschreibens übernehmen – dein komplettes Anschreiben packst du als erste Seite in den Anhang. Zum Schluss kannst du noch auf deine Unterlagen hinweisen: „Näheres entnehmen Sie bitte meiner angehängten Bewerbungsmappe.“

Sende dir selbst eine Probe-Mail zu und überprüfe, ob alles ankommt. Oft passiert es, dass man in einer E-Mail auf Anhänge hinweist, die man dann vergisst der E-Mail beizufügen.

4. Fail! Schlechte Beispiele:

Dokumenteigenschaften Datumsangabe<– Die Bewerbung kam am 17.03.2012. Laut der Dokumenteigenschaften wurde der Lebenslauf zuletzt vor über einem Jahr geändert (25.02.2011).

 

–> Die Bewerbung ist eigentlich von einer Sabrina, im Titel steht aber, dass sie ein Moritz Benjamin erstellt hat und zwar am 24.08.2011. Sabrina hat wohl das Dokument als Vorlage von Moritz Benjamin bekommen und dann abgeändert.
Tipp:
Erstelle lieber ein neues Dokument. Die persönlichen Daten von einer anderen Person könntest du unter Umständen unfreiwillig mitsenden.

 

Weitere Tipps zum Layout für die Bewerbung, zur Onlinebewerbung, zum Erstellen von Lebenslauf und Bewerbungsschreiben findest du in unserem Bewerbungstutorial.

Bianca Bianca

(92 Beiträge)

Hallo, ich bin Bianca und bin verantwortlich für die Online-Redaktion bei AZUBIYO. Ich habe Linguistik, Literatur und Pädagogik in München studiert und das Thema „Jugendsprache" in meiner Magisterarbeit untersucht. Ich liebe VW Bullis (T1-T3), Skandinavien, Irland & Schottland und schreibe gern über die Themen Bewerbung & Berufswahl.


Kommentare

  1. Erika

    Wäre es nicht dann besser, um ganz sicher zu sein, dass kein alten Dateieigenschaften in dem Dokument stehen, dass man dieses in ein neues kopiert. (oder speichern UNTER, damit erhält man doch auch eine neue Version?)Wäre das nicht die schnellste Lösung? Schade, dass in vielen Ratgebern dieser wichtige Hinweis, so wie Sie es geben, nicht hingewiesen wird. Dankeschön.
    Ich habe Ihr Beitrag nicht richtig gelesen, ich sehe gerade, dass Sie es auch so empfehlen. Da frage ich mich dann, warum es bei Office 2007, die Dokumentenprüfung gibt? Das kann man sich doch sparen? Wenn ich mit der Maus über den Officeknopf fahre, da steht: „vorbereiten“ Da gibt es einmal den Punkt “ „Eigenschaften“ und einmal den Punkt “ Dokumentenprüfung“. Ich habe beiden das ausprobiert, aber bei mir funktioniert es nicht, da stehen immer noch das alte Datum von meinem Dokument drin. Kapiere ich nicht. Dann mache ich es lieber so, wie Sie es beschreiben.

    4. Februar 2015 um 21:54
    1. Redaktion
      Redaktion

      Hallo Erika,

      klar, die beste Variante ist natürlich einfach ein neues Dokument zu erstellen und dieses dann neu abzuspeichern. Allerdings springen die meisten lieber auf bestehende Dokumente auf und haben dann die anderen Urheber in den Dokumenteigenschaften drin. Passiert selbst den erfahrensten Bewerbern…

      LG Bianca

      9. Februar 2015 um 15:26

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